A partire da questo gennaio 2024, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per quasi tutte le Partite IVA in Italia, un cambiamento significativo che interessa numerose imprese e professionisti che fino ad oggi avevano emesso fattura solo in formato cartaceo.
L’arrivo dell’obbligo di fatturazione elettronica porta per questi soggetti una serie di dubbi assolutamente plausibili che devono essere scolti così che l’attività di fatturazione possa svolgersi senza alcun intoppo.
In questo articolo, noi di Studio Associato Finetti risponderemo alle domande più frequenti su questa tematica, realizzando una guida concreta per muoversi attraverso questo importante cambiamento.
Partiamo dall’inizio.
1.Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è una versione digitale della tradizionale fattura cartacea. Ma è molto più di un semplice PDF.
Si tratta di un documento in formato XML, che non può essere modificato una volta emesso. Questo formato è stato scelto per la sua capacità di essere letto e gestito efficacemente dai sistemi informatici.
La grande novità della fattura elettronica sta nel suo percorso di trasmissione. Ogni fattura viene inviata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che ne verifica la conformità ai requisiti legali e ne assicura la consegna al destinatario.
2.Perché la fattura elettronica è così importante?
La fattura elettronica riduce gli errori, velocizza i processi di fatturazione e pagamento, e migliora l’efficienza amministrativa.
Quindi, garantisce l’autenticità e l’integrità della fattura e si inserisce anche in un contesto più ampio di digitalizzazione e semplificazione burocratica.
3. Quali sono i vantaggi dell’adozione della fatturazione elettronica?
I vantaggi di questa procedura digitale sono numerosi ma come già accennato se ne possono identificare quattro principali:
- Riduzione degli errori manuali.
- Processi di fatturazione più veloci e efficienti.
- Migliore tracciabilità delle fatture.
- Riduzione dell’uso della carta, a beneficio dell’ambiente.
Vi è quindi anche un potenziale aumento della sostenibilità aziendale e ambientale.
4. Come si emette una fattura elettronica?
Emettere una fattura elettronica è un processo chiaro e strutturato. Si inizia raccogliendo tutte le informazioni rilevanti necessarie all’emissione del documento: serviranno i dati del cliente e i dettagli dei servizi o prodotti forniti. Questi dati vengono poi inseriti in un software di fatturazione elettronica che li converte nel formato XML richiesto dal Sistema di Interscambio (SdI).
Una volta generata, la fattura in formato XML viene inviata tramite l’SdI. Questo sistema verifica la conformità della fattura alle normative vigenti e, se tutto è corretto, la inoltra al destinatario.
È importante anche la conservazione della fattura elettronica, che deve essere archiviata digitalmente per un periodo di tempo stabilito dalla legge.
Per poter effettuare tutta questa procedura serve un apposito software per la fatturazione elettronica: un sistema gratuito è messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
5. Cosa succede in caso di errore nella fattura elettronica?
In caso di errore, l’SdI rifiuta solitamente la fattura, fornendo una motivazione specifica per lo scarto. Per emettere correttamente la fattura sarà semplicemente necessario correggere l’errore e inviarla nuovamente.
C’è un caso particolare che richiede però una procedura specifica.
Questo caso riguarda i processi di annullamento o modifica di una fattura elettronica già emessa.
6. Come annullare o cambiare una fattura elettronica?
Per annullare una fattura elettronica già inviata, ad esempio nel software dell’Agenzia delle Entrate, è necessario emettere una nota di variazione che contraddica la fattura originaria da cambiare
Ci sono alcuni casi particolari in cui la procedura ha delle variazioni e dinamiche specifiche. In tali situazione è sempre indicato chiedere consiglio al proprio commercialista.
7. La fatturazione elettronica è sicura?
Sì, la fatturazione elettronica è progettata esattamente per essere sicura. Tutte le fatture vengono criptate e trasmesse attraverso canali controllati.
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Queste sono le domande che più di frequente vengono poste relativamente alla fattura elettronica da chi sta cominciando ad utilizzarla. Ci sono questioni e domande più specifiche e personalizzate che devono essere analizzate caso per caso, per evitare generalizzazioni eccessive e quindi errori.
Se hai bisogno di assistenza o ulteriori chiarimenti, lo Studio Associato Finetti è a tua disposizione per guidarti in questo processo.