Dal 1° luglio 2022 per la maggior parte delle partite IVA in Italia si è posto l’obbligo di fatturazione elettronica, obbligo dal quale sono esentati solo alcuni professionisti, ad esempio i soggetti forfettari. Questo obbligo a volte pone un dubbio relativamente alle modalità di fatturazione con l’estero soprattutto quando in alcuni casi viene richiesto il cartaceo.
Di certo nell’era digitale in cui viviamo, l’interazione commerciale tra aziende si estende ben oltre i confini nazionali, aprendo nuove opportunità di business, e non sarebbe consigliabile rinunciarvi per colpa delle fatture.
Fortunatamente, la legislazione italiana ha previsto soluzioni che consentono alle imprese di adattarsi a questa nuova realtà. In questo articolo, esploreremo le modalità attraverso cui le aziende possono comportarsi nel caso in cui l’uso delle tradizionali fatture cartacee non sia possibile per loro, analizzando le disposizioni legislative più recenti.
Fatturazione elettronica e scambi con l’estero
La fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia nel 2019, anno in cui non era però obbligatoria, con l’obiettivo di semplificare il processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture e ottimizzarne la tracciabilità.
Questo strumento digitale ha consentito un miglioramento significativo dell’efficienza e della trasparenza a livello fiscale, anche nel caso di scambi internazionali, tuttavia, ci sono alcune situazioni in cui l’uso del formato cartaceo risulta ancora necessario e genera dubbi in chi deve emetterlo o riceverlo: ad esempio quando si tratta di scambiare fatture con paesi che non aderiscono agli standard della fatturazione elettronica italiana o quando i partner commerciali esteri preferiscono ancora il formato cartaceo per ragioni logistiche o di conformità normativa del proprio paese.
In questi casi, è fondamentale conoscere le corrette pratiche per assicurare la regolarità degli scambi economici effettuati.
Come effettuare lo scambio di fatture con l’estero in questi casi particolari
Per affrontare la questione dello scambio di fatture con l’estero in mancanza del formato cartaceo o di conformità di cartaceo e digitale, l’Agenzia delle Entrate ha previsto delle soluzioni molto semplici che comunque mettono sempre al centro la fatturazione elettronica.
Ad oggi, le fatture emesse verso clienti esteri, devono seguire le medesime regole delle fatture destinate a partner commerciali italiani. Ad esempio, l’emissione di una fattura elettronica verso un cliente estero richiede il rispetto delle scadenze stabilite, ovvero entro 12 giorni dalla data di emissione della fattura. La principale differenza risiede nell’inserimento di alcune informazioni aggiuntive nel documento fiscale che permettono poi di sfruttare il documento anche in cartaceo.
Quando si emette una fattura elettronica verso un cliente estero, è necessario includere alcune informazioni specifiche per garantire la corretta identificazione del destinatario e la conformità con le disposizioni fiscali. Queste informazioni includono la denominazione completa e l’indirizzo del cliente estero nella sezione apposita della fattura. È fondamentale indicare correttamente la partita IVA del cliente estero nel campo dedicato, che presenta alcune variazioni rispetto alle fatture emesse verso clienti italiani.
Se il cliente estero è un’azienda all’interno dell’Unione Europea, è necessario inserire il codice ISO del paese estero seguito dal numero di partita IVA. Ad esempio, per un cliente in Francia, si dovrebbe indicare il codice ISO “FR” seguito dalla partita IVA francese. D’altra parte, se il cliente estero non appartiene all’Unione Europea, il campo della partita IVA dovrebbe essere compilato con la parola “ESTERO” per indicare che si tratta di un soggetto non residente in Italia.
Dopo aver emesso correttamente la fattura elettronica verso un cliente estero, è possibile inviare una copia in formato PDF del documento al destinatario. Questa copia può essere trasmessa via email o attraverso altri mezzi di comunicazione idonei. La condivisione della fattura in formato PDF consente al cliente estero di avere una copia digitale del documento, che può essere archiviata o utilizzata per le proprie pratiche contabili e fiscali come se fosse stata una copia cartacea.
Addio all’esterometro in caso di fornitori esteri
Fino al luglio 2022 era possibile utilizzare l’esterometro per comunicare le fatture con l’estero all’Agenzia delle Entrate in caso di rapporti cliente-fornitore con l’estero. Oggi è necessario effettuare un procedimento differente.
È diventato obbligatorio comunicare ogni singola fattura con l’estero secondo scadenze precise e nello stesso formato informatico delle fatture elettroniche. In passato invece era possibile effettuare degli invii aggregati.
Le singole fatture in realtà devono essere trasmesse emettendo una così detta autofattura, che ha delle caratteristiche specifiche. Contiene:
- I dati del cliente
- I dati del fornitore estero
- La data di ricezione della fattura o di esecuzione
- La numerazione progressiva differente da quella delle fatture del cliente
- Descrizione dei beni o dei servizi scambiati
- Data e numero della fattura del fornitore
- Soggetto emittente, ovvero il cliente/cessionario (CC)
Il procedimento non è complesso ma ha le sue piccole criticità soprattutto per quanto concerne le differenze fra scambi extra-UE e con l’Unione Europea.
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