Spese per viaggi di lavoro e trasferta: quando sono deducibili?

Dal 2025, grazie alla Legge di Bilancio 207/2024, alcuni dettagli sulla deducibilità delle spese di trasferta sono cambiati rispetto agli anni precedenti. Ad oggi, le spese di viaggio e trasferta deducibili includono:

• Spese di vitto e alloggio: i costi sostenuti per pasti e pernottamenti durante la trasferta.

• Spese di viaggio e trasporto: i costi relativi a mezzi di trasporto utilizzati per raggiungere la destinazione lavorativa, come biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto, taxi e servizi di noleggio con conducente (NCC).

• Altre spese accessorie: costi aggiuntivi legati alla trasferta, come parcheggi, pedaggi autostradali e comunicazioni telefoniche.

È fondamentale che queste spese siano direttamente correlate all’attività lavorativa e adeguatamente documentate per essere considerate deducibili.

Quali sono le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 riguardo alla deducibilità delle spese di trasferta?

Tra le principali novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 ve ne sono due estremamente rilevanti:

• Obbligo di tracciabilità: perché le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e NCC) siano deducibili e non concorrano alla formazione del reddito del dipendente, devono essere effettuate con strumenti di pagamento tracciabili, come bonifici bancari o postali, carte di credito, debito, prepagate o assegni bancari e circolari.

• Esclusione per i trasporti pubblici di linea: le spese sostenute per servizi pubblici di linea (come autobus, treni, metropolitane) non sono soggette all’obbligo di tracciabilità per la deducibilità fiscale.

L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità, come da primo punto, comporta quindi che le spese non tracciabili non siano deducibili ai fini IRES, IRPEF e IRAP, comportando una maggiore imposizione fiscale per l’azienda.

Inoltre,  i rimborsi di spese non tracciabili concorrono alla formazione del reddito imponibile del dipendente, aumentando la sua tassazione personale.

Come devono essere documentate le spese di trasferta per essere deducibili?

Per garantire la deducibilità, le spese di trasferta devono essere supportate da:

• Documentazione fiscale: ricevute, fatture o scontrini intestati all’azienda o al dipendente.

• Documentazione interna: note spese compilate dal dipendente, approvate dall’azienda e corredate dai giustificativi delle spese sostenute.

Una corretta e completa documentazione è essenziale per comprovare la natura lavorativa delle spese e rispettare le normative fiscali vigenti.

Quali sono i limiti di deducibilità per le spese di vitto e alloggio nelle trasferte?

I limiti di deducibilità per le spese di vitto e alloggio variano in base alla tipologia di trasferta:

• Trasferte all’interno del Comune: le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% del loro ammontare.

• Trasferte fuori dal Comune: le spese di vitto e alloggio sono deducibili fino a:

  • 180,76 euro al giorno: per trasferte in Italia.

  • 258,23 euro al giorno: per trasferte all’estero.

È importante notare che questi limiti si applicano alle spese documentate e tracciabili con modalità già riferite nei paragrafi precedenti.

In sunto, con l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità nel 2025, diventa ancora più importante adottare strumenti di pagamento adeguati e mantenere una documentazione dettagliata.

Rispettare le regole sulla deducibilità consente non solo di ridurre il carico fiscale per l’azienda, ma anche di evitare che i rimborsi incidano sul reddito imponibile dei dipendenti. Per questo motivo, è fondamentale aggiornare le procedure interne e formare il personale amministrativo, così da sfruttare al meglio le opportunità fiscali senza incorrere in sanzioni o perdite economiche.