Un dipendente può richiedere il rimborso delle utenze al proprio datore di lavoro? Sembra una richiesta particolare, o addirittura avventata, tanto che la risposta alla domanda sorprende: sì.
Nel 2025 è stata confermata la possibilità, per i lavoratori dipendenti, di beneficiare del rimborso delle utenze domestiche – in particolare luce, gas e acqua – attraverso il meccanismo dei così detti “fringe benefit”. Si tratta di una misura facoltativa che i datori di lavoro possono riconoscere, nel rispetto di precisi limiti normativi, e che non costituisce reddito imponibile fino a un determinato importo.
Il quadro normativo: cosa sono i fringe benefit
I fringe benefit sono compensi in natura o rimborsi spese che l’azienda può erogare al dipendente in aggiunta alla retribuzione ordinaria. A certe condizioni, questi importi non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente, risultando quindi esenti da imposte e contributi. Tra le tipologie ammesse rientrano anche i rimborsi per utenze domestiche.
Nel 2025, i limiti stabiliti per beneficiare dell’esenzione fiscale sono i seguenti:
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1.000 euro per i lavoratori dipendenti senza figli a carico;
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2.000 euro per i lavoratori con figli fiscalmente a carico.
Il superamento di tali soglie comporta la tassazione dell’intero importo del fringe benefit percepito, non solo della parte eccedente.
Quali spese possono essere rimborsate?
I fringe benefit possono includere il rimborso delle spese relative alle utenze domestiche di luce, gas e acqua. È importante sottolineare che il rimborso è ammissibile solo se le utenze si riferiscono all’abitazione di residenza del lavoratore, del coniuge o di altri familiari del dipendente, e che le spese, per essere rimborsate, devono effettivamente essere sostenute da tali soggetti e non da altri.
Sono comprese anche le quote condominiali relative ai servizi di riscaldamento o fornitura idrica, quando accade che le utenze vengono intestate al condominio.
Inoltre, in caso di locazione, il rimborso può essere riconosciuto anche quando le bollette risultano intestate al proprietario dell’immobile, a condizione che il contratto d’affitto specifichi che le spese per le utenze sono tuttavia a carico dell’inquilino.
Fringe benefit: qual è la procedura per ottenere il rimborso?
Non è automatico né obbligatorio per il datore di lavoro corrispondere questa tipologia di rimborso. Spetta infatti a lui decidere se attivare o meno questa forma di beneficio nei confronti dei propri dipendenti.
Il lavoratore interessato tuttavia deve attivarsi per poterla ottenere. In particolare deve presentare:
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La documentazione attestante le spese sostenute, ad esempio le bollette quietanzate;
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Una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà in cui attesti:
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Che le spese sono riferite a utenze effettivamente pagate;
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Che tali spese non sono già state oggetto di rimborso da parte di altri datori di lavoro.
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L’azienda, qualora decida di riconoscere il rimborso, potrà corrisponderlo direttamente in busta paga, nel rispetto dei limiti normativi previsti.
Il tutto è quindi abbastanza semplice da ottenere, ma naturalmente i dettagli normativi sono numerosi e richiedono il supporto di un esperto.
Il rimborso delle utenze domestiche tramite fringe benefit rappresenta comunque una misura di welfare aziendale che può contribuire a migliorare il potere d’acquisto dei lavoratori, senza gravare sul carico fiscale.
Trattandosi di un’agevolazione facoltativa e soggetta a requisiti formali precisi, è opportuno che tanto i datori di lavoro quanto i dipendenti verifichino con attenzione le condizioni normative e documentali necessarie per un’applicazione corretta della misura.
Per approfondimenti sull’applicazione dei fringe benefit o per un’analisi personalizzata della situazione aziendale o individuale, è consigliabile rivolgersi al proprio consulente di fiducia.